Information Department Exam Syllabus: સરકારી તંત્રમાં પ્રત્યાયન (Communication) અને જનસંપર્ક એ વહીવટની કરોડરજ્જુ સમાન છે. સરકારના વિવિધ વિભાગો વચ્ચેના સંકલન અને સરકાર તથા જનતા વચ્ચેના સંવાદને આધારે જ સુશાસન શક્ય બને છે. તેને મુખ્ય બે ભાગમાં વહેંચી શકાય છે: ૧. આંતરિક જનસંપર્ક અને ૨. બાહ્ય જનસંપર્ક.
1) આંતરિક જનસંપર્ક (Internal Public Relations)
આંતરિક જનસંપર્ક એટલે સરકારના પોતાના વિવિધ વિભાગો, મંત્રાલયો અને અધિકારીઓ વચ્ચે થતી માહિતીની આપ-લે. તેનો મુખ્ય હેતુ વહીવટી પ્રક્રિયામાં ઝડપ અને ચોકસાઈ લાવવાનો છે.
સાધનો અને માધ્યમો:
- સરકારી ઠરાવ (G.R. - Government Resolution): સરકાર જ્યારે કોઈ મહત્વનો નીતિવિષયક નિર્ણય લે છે, ત્યારે તેને ઠરાવ સ્વરૂપે બહાર પાડે છે.
- પરિપત્ર (Circular): કોઈ ચોક્કસ સૂચના કે માર્ગદર્શન તમામ તાબાના અધિકારીઓને એકસાથે મોકલવા માટે વપરાય છે.
- નોટિસ અને મેમો (Notice & Memo): કર્મચારીઓને શિસ્ત કે કામગીરી અંગે સૂચના આપવા.
- ઇન્ટ્રા-ગવર્નમેન્ટ પોર્ટલ્સ: આધુનિક યુગમાં સરકારી વિભાગો ઇ-ગવર્નન્સ દ્વારા ફાઇલોનું સંચાલન કરે છે (દા.ત. ઇ-સરકાર પોર્ટલ).
મહત્વ:
- વિવિધ વિભાગો વચ્ચે સંકલન સાધવા.
- સરકારી આદેશોનું ચુસ્ત પાલન કરાવવા.
- તંત્રમાં પારદર્શિતા અને જવાબદારી નક્કી કરવા.
2) બાહ્ય જનસંપર્ક (External Public Relations)
બાહ્ય જનસંપર્ક એટલે સરકાર અને સામાન્ય જનતા (નાગરિકો) વચ્ચેનો સીધો સંપર્ક. સરકાર જે કંઈ પણ કામ કરે છે તેને લોકો સુધી પહોંચાડવાની આ એક કળા છે.
મુખ્ય માધ્યમો:
- માહિતી અને પ્રસારણ વિભાગ: આ વિભાગ સરકારના મુખપત્ર તરીકે કાર્ય કરે છે. ગુજરાત સરકારનું ‘ગુજરાત’ પાક્ષિક આનું ઉત્તમ ઉદાહરણ છે.
- પ્રેસ રિલીઝ (Press Release): દરરોજની કામગીરી અને મુખ્યમંત્રી કે મંત્રીઓના નિર્ણયો મીડિયાને સત્તાવાર રીતે જણાવવા.
- જાહેરખબરો (Advertisements): ટીવી, છાપાં અને રેડિયો દ્વારા નવી યોજનાઓ (દા.ત. આયુષ્માન ભારત) વિશે જનજાગૃતિ ફેલાવવી.
- સોશિયલ મીડિયા: આજકાલ Twitter (X), Facebook અને Instagram દ્વારા સરકાર સીધો જ યુવાનો સાથે સંવાદ કરે છે.
- જાહેર કાર્યક્રમો: લોકાર્પણ વિધિ, ખાતમુહૂર્ત અને જનસભા દ્વારા નેતાઓ જનતા સાથે રૂબરૂ મુલાકાત કરે છે.
હેતુ:
- સરકારી યોજનાઓનો લાભ છેવાડાના માનવી સુધી પહોંચાડવો.
- સરકારની છબી (Brand Image) સુધારવી.
- ખોટી અફવાઓનું ખંડન કરવું.
- લોકોના પ્રતિભાવો (Feedback) મેળવવા.
આંતરિક અને બાહ્ય જનસંપર્ક વચ્ચેનો તફાવત
| વિશેષતા | આંતરિક જનસંપર્ક | બાહ્ય જનસંપર્ક |
|---|---|---|
| લક્ષિત જૂથ | સરકારી અધિકારીઓ અને કર્મચારીઓ. | સામાન્ય જનતા, મીડિયા અને NGO. |
| મુખ્ય હેતુ | વહીવટી સંકલન અને કામગીરી. | માહિતી પ્રસાર અને જનકલ્યાણ. |
| મુખ્ય સાધન | ફાઈલ નોટિંગ, પરિપત્ર, ઠરાવ. | પ્રેસ નોટ, સોશિયલ મીડિયા, ટીવી એડ. |
| b | ઔપચારિક અને કાયદાકીય. | આકર્ષક, માહિતીપ્રદ અને અસરકારક. |